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如何提升职业工作效率

腾讯云 2020年10月10日 浏览41

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摘要: 作者:haiyangli,腾讯 PCG 后台开发工程师 日常开发工作中,有时候你是否发现写代码时 6 到飞起顺风顺水,但涉及到需求跟进,会议参与,与人沟通,目标制定等工作场景时,总是不得章法,出现表达不清楚,抓不住重点,琐事包围无法脱身,沟通过程低效等情况,如果有,很显然此时的你需要关注到工作效率的问题。本文尝试从多个方面做一些归纳总结,可能给你带来一些意识和思维上的启发。

工作效率,一般指的是工作产出与工作投入之比,我们总是渴望有高的工作效率,这意味,可以用更少的投入完成相同的产出,从而能够节省出资源在其他有意义的方面做投入。

本文尝试从意识,主观,客观,团队内部与外部沟通,工具等六个方面进行工作效率提升的梳理,以期尽可能多视角归纳出工作效率改进的方向,对有相关困扰的读者起到一定的学习借鉴作用。

. 意识

1. 意识先行

· 首先我们要知道,意识是行动的先导。

· 意识是人的头脑对于客观物质世界的反映,如果我们有幸觉察到当前的工作习惯已经对工作产生了负面影响,那么我们就需要深挖,具体是哪些习惯以及明确哪些地方需要进行改进。

· 但同时需要注意的是,能够意识到要做效率改进仅仅是小小的起点,用科学的方法去制定阶段性目标,不断模仿与学习,改进过程,获得效率的提升才是主要目的。

· 总的来说,意识和行动要相互配合,协同前进。

2. 名词解释

以下几个关键名词合在一起念好像很普通,但拆开来看我们发现其实蕴含了对于我们效率改进来说非常有价值的信息。

· 1.1 效率-&率

§ : 指的是功效, 效能

§ : 指的是速率

§ 合起来就是说光有功效还不行, 还得有速率

· 1.2 沟通-&通

§ : 客观上表明存在阻碍

§ : 指的要连通, 要顺畅(特别注意是双向的)

§ 沟通就是要使信息或诉求不对等的双方或多方能够连通起来

· 1.3 讨论-&论

§ : 指的是探究, 讨教

§ : 指的是论点, 论断

§ 合起来就是说把论点摆出来探究, 以期得出结论

· 1.4 会议-&议

§ : 指的是有组织有领导地聚在一起

§ : 指的是相互交换意见

§ 合起来就是说聚在一起不讨论不行, 光讨论不会和共识也不行, 聚在一起瞎议论更不行

· 1.5 管理-&理

§ : 指的是要负责, 做控制

§ : 指的是梳理,治理

§ 管理,要管也要理,只管不理会陷入混乱, 只理不管则高估了人性

日常工作中,我们总是不可避免地要参加到讨论,会议,沟通以及事务管理中,我们或许会想,那我不参加是不是就行了,我开发岗就安心写代码做需求,效率肯定就高了?遗憾的是几乎所有人,绝大部分时间内都无法避免,因为这些事项就是一个组织的具体表现形式,只要组织存在一天,这些事项就不会消失。

那既然必须要面对,如何得心应手地处理这些事项,就是效率提升改进的关键所在了。

. 主观

什么是主观呢? 一般地认为主观就是站在自己的视角, 基于自身的情感和意识去看待事物。那么从提升工作效率这件事情来看,人作为组织的核心主体,在主观行为上是有很大的发挥空间的。从学习,情绪管理,沟通技能,总结回顾等等方面都可以持续的优化。

1. 持之以恒的主动学习

· 牢记:科学技术是第一生产力

· 提高自身的姿势水平

§ 一天不用功,赶不上毛泽东/三天不学习,赶不上刘少奇

· 打铁还需自身硬

§ 扎实的专业技术能力是高效率的必要条件

· 很显然,由于我们已经处于知识社会,相较于付出体力,我们的价值更多的是体现在运用知识去创新性地解决问题。而知识的获得除了工作经验的积累,还包括新知识的补充。

· 不学习就不会有进步,而且极大概率退步,更谈不上改进提示效率了。

· 当然,学习方法上也有一些点要注意,比如要聚焦,什么都在学可能最后什么都没学,最好是学和工作上联系较紧密的,可以更多机会进行实践;要有系统性,构建相关方面的知识体系结构;要注重独立思考,学习知识不能像看消遣小说,看完就完,得代入自己的场景进行深入剖析等等。

2. 情绪管理

· 正向情绪,比如乐观,热情,自信等对工作的影响是积极的,有助于我们更好地开展工作;与之相对,负面情绪就是消极的,比如焦虑,沮丧,愤怒等等。

· 尝试学会转移和宣泄

§ 尽量不带着情绪工作, 人生苦短, 为何不快乐多一点?

· 以职业化的心态对待工作,那么生活中的一些负面情绪就很少会传导到日常工作中。

3. 学会合理地拒绝

· 不是推诿

§ 既是对别人的尊重, 也是对自己的保护

· 不做老好人

§ 有底线, 也有原则, 想清楚什么才是"我"的价值?

4. 沟通技能提升

在云化,各种组件化,深度协同的如今,对沟通能力的要求已经远超以往,不会沟通,甚至不能高效地沟通,对日常工作的开展都会产生不利的影响。那么,沟通要注意些什么呢?

· 4.1 有效沟通

§ 

4.1.1 注意倾听

§ 

不怕麻烦让提问者重复问题

§ 4.1.2 克制随意沟通的习惯

换位思考:每个人的时间都很宝贵,尽量不给别人添麻烦

§ 4.1.3 学习如何有效地问问题

不怕问出低级的问题,但清晰地描述问题

思路: 提供上下文【背景】 -> 描述问题现状【信息】 -> "你"的疑问和思考【聚焦】 -> "你"想要的帮助【目标】

§ 

社交礼仪

§ 

请问下/请教下/谢谢/感谢/握手/强/大佬/大神/辛苦/各类私藏表情包/…

不要吝啬赞美和感谢

§ 

4.1.4 学习如何高效地回答问题

§ 

不怕麻烦让提问者重复问题

明确自己已经清晰地理解了问题

拿不准就不要打包票, 真不懂就不要装大神

大方地承认, 我们每个人都有知识盲区

§ 

思路: 有条理, 重点突出, 简练, 不过于发散

§ 

· 4.2 跨部门沟通

§ 

谨言慎行

§ 

只确认自己能够确认的

确保沟通的信息准确无误

§ 良好的合作是第二生产力

· 4.3 定时反馈

§ 周期性地反馈沟通的结论

· 4.4 向上沟通

§ 风险预警和预期管理

§ 有问题及时上升寻求上级的帮助

§ 不断地兑现自己的”承诺“去建立信任机制

5. 定期回顾

· 形成适合自己的一套工作方法和模式

· 通过反思&总结&归纳规律 -> 进步

6. 提升自动化意识

· 解放人力

§ 做重复性的工作机械会比人更靠谱

7. 目标导向

· 跳出随波逐流, 倒逼自己革新

. 客观

1. 时间管理

· 结合自身具体情况选择工具

§ 想想人生其实只有三万天, 而你可能已经用掉了近 1/3, 珍惜吧, 前浪!

· 注意:时间管理得好 并不意味着 效率高,但效率高一定对时间控制不差。

2. 优先级管理

· 工作事项很琐碎,重视细节但不拘泥于细节,始终保持在做最重要的事。

3. 工具利用

善用工具显然可以很大程度提升我们的工作效率。

· 开发工具/编译工具/调试工具/交流工具/协同工具等等

· 用顺手的最好, 但也不故步自封

§ 跳出来看看可能有另一片天空

 

. 团队内部

1. 面对面讨论

面对面讨论是效率最高的沟通方式,对方的表情,语气语态,肢体语言可以提供非常多的信息,帮助我们调整沟通技巧,更好地达到一致的沟通目的。

· 过程中要专注, 话题明确

· 控时

2. 会议参加

· 2.1 明确会议主题

· 2.2 主动参与提问

§ 不做与会议无关的事情, 毕竟效率也不会高

· 2.3 会议纪要

§ 输出+回顾

§ 前面也提到,会议的核心目的是什么呢?大部分的工作会议是要对齐信息差以及达成某种共识,会议过程你一言我一语是很热闹,最终还是要收敛到结论输出上。对于结论,最好是以文字化的记录,以邮件或者讨论组中输出。在某些时候,口头共识 ≈ 口说无凭,切记。

3. 质量管理

· 短期的阵痛会带来长期的收益

· 帮助他人也是成就自己

4. 与团队保持一致

· 木桶理论

§ 如果把斜木桶最长的板比作团队中最厉害的人,短木板是我们自己,我们可能会觉得让最厉害的人继续斜一点,带我们飞,装的水还是可以多。但如果因为某种原因长木板缺失了,彼时组织的效率就可能面临瓦解了。

§ 因此,补齐短板,让自己至少不是团队的短板,追求成为长板,可能是我们的最优解。

. 团队外部

1. 邮件处理

· 分类/打标签

· 分批分时段处理

· 发送邮件前最好读上几遍确认【可延迟发送】:错别字有没有,数据图表是否准确,附件是否完整,干系人是否覆盖等等

2. 即时消息处理

· 周期性处理

· 定期 review 聊天框

§ 是否遗漏消息

§ 因为有些对话你看你当时看了,没有想到怎么回复,所以没有回,如果没有标记或者回顾,到后来你可能你都记不起来了。

· 如何回复消息

§ +文字【条理性:1,2,3】+链接+@人

§ 这大概是 IM 交流中最值得注意的一点了。为什么需要图+文字+链接?图片显然可以传递更直观的信息,文字可以描述现象或者问题,链接可以给对方便捷跳转指示。

§ 需要意识到,工作沟通不同于个人社交沟通,工作沟通为业务服务,我们关注的大家高效地解决问题而不是社交寒暄,所以要尝试学会用简洁的话语去表达核心诉求。交流中,发大段描述性文字,只有截图没有文字描述等情形要尽量避免,这对提高双方的效率都大有裨益。

3. 电话沟通

相较于邮件和即时消息这两种偏异步的沟通方式,电话沟通是一种同步的沟通方式,它的互动性强,响应快,但是对工作的打断较多,对个人的工作效率影响大,这种沟通方式应该注意些什么呢?

· 2.1 目的明确

§ 先想好要沟通的事项,比如可以先用文本或纸张列 list

· 2.2 过程中,确保双方的理解是一致的

§ 必要时让对方重复

· 2.3 控时还是控时

§ 达到目标就收手,减少时间占用

· 2.4 结论

§ 文字化/邮件化

§ 类似于上面的”会议“那里提到,沟通结论一定要文字化,这既是职业的表现,也是契约的保证。电话沟通又没有录音,说好的事儿有遗漏怎么办?没说好的事儿后来对方说有又怎么办?

§ 

. 工具利用

当前的社会中,由于对于效率提升,时间管理,过程改进等方面的巨大需求,人们包括管理学专家总结提炼了多套方法体系,并在社会体系中广泛运用。

这些方法理论包括四象限法则,金字塔思维,STAR 法则,6W2H 分析,SWOT 分析,SMART 原则,PDCA 循环,番茄工作法等,本文只做了简要的梳理,我们可以通过搜索引擎、网络视频,书籍等方式进一步去了解它们各自的应用场景,优点缺点等,从而更好地辅助我们实践。

1. 活学活用, 不死板不贪多

· 

善用工具是第三生产力

· 

· 

奥卡姆剃刀

· 

 

    • 如无必要,勿增实体 - 简单有效
  • 工具不是万能的, 运用但不迷信工具

2. 四象限法则


  • 2.1 作用
    • 时间有限
    • 尽量在做最重要的事情
  • 2.2 主治症状
    • 时间分配不合理
    • 忙忙碌碌做了很多事但感觉又没有意义
  • 2.3 核心要素

    • 2.3.1 重要而且紧急

      • 马上做

      • 思考:真的有那么多么?

    • 2.3.2 重要但不紧急

      • 重点做

      • 思考:如何避免更多?

    • 2.3.3 不重要且紧急

      • 其他人能否做

      • 思考:如何减少?

    • 2.3.4 不重要不紧急

      • 尽量不错

      • 思考:如何减少?

  • 2.4 参考链接

3. 金字塔思维

  • 作用
    • 提高逻辑性和条理性
  • 主治症状
    • 思维混乱,分不清主次重点
    • 淹没在海量信息中,无法解脱
  • 核心要素
    • 结论先行
    • 结构化
    • bottom-up/top-down
    • 总-分-总 过去-现在-将来 第一-第二-第三.
    • 逻辑
  • 参考链接
    • http://www.woshipm.com/pmd/306704.html

4. STAR 法则

  • 作用
    • 讲述故事的绝佳手段
  • 主治症状
    • 不知道如何表达
    • 自己的表达经常被反馈听不懂
  • 核心要素
    • 情境(situation)、任务(task)、行动(action)、结果(result)
  • 参考链接
    • https://www.jianshu.com/p/2bc1b21d17d3

5. 6W2H 分析

  • 作用
    • 辅助理清思路
    • 标准化决策&评价模型
  • 主治症状
    • 思维混乱
  • 核心要素
    • Who、What、Whom、Why、 When、Where、How、How much
  • 参考链接
    • https://www.jianshu.com/p/d296ef9874dc

6. SWOT 分析

  • 作用
    • 自我剖析的利器
  • 主治症状
    • 对未来迷茫, 不清楚如何找方向
  • 核心要素
    • 优势(Strengths)、劣势(Weaknesses)、机会( Opportunities)、威胁(Threats)
  • 参考链接
    • https://www.jianshu.com/p/86bb450a35a1

7. SMART 原则

  • 作用
    • 制定目标的黄金准则
  • 主治症状
    • 不知道如何着手做目标管理
    • 输出的目标很空洞, 模棱两可
  • 核心要素
    • 目标具体(Specific)、可度量(Measurable)、可实现(Attainable)、现实性(Realistic)、时限(Time bound)
  • 参考链接
    • https://wiki.mbalib.com/wiki/SMART原则

8. PDCA 循环


  • 作用
    • 过程管理: 持续反馈->持续改进
  • 主治症状
    • 工作计划性差, 自律性弱
  • 核心要素
    • 计划(plan)、执行(do)、 检查(check)、调整(Adjust)
  • 参考链接
    • https://www.jianshu.com/p/7b584bec00be

9. 番茄工作法

  • 作用
    • 保护颈椎的好方法
  • 主治症状
    • 工作经常被干扰, 打断
    • 工作的专注度长期得不到保证
  • 核心要素
    • 25 分钟的工作学习
    • 5 分钟的休息【或其他事项处理】
  • 参考链接
    • https://wiki.mbalib.com/wiki/番茄工作法

10. 其他辅助工具

  • 作用
    • 高效交流的共同"语言"
  • 核心要素
    • 协作工具
    • 【在线】思维导图/在线文档/在线流程图/wiki 等

总结

  • 到此,如何提升工作效率就比较清晰了,主要是从个人和组织两方面入手。个人上,主要是通过学习补充技能,管理好事项和时间,掌握沟通技巧等方面去提升个人工作效率;组织上,则需要从更高的一个层面思考和改进,人在组织当中的效率提升,比如会议的参与,内外部合作,目标的制定和导向等等。
  • 本文主要是从多个方面尝试做了一些收纳与总结,由于人与人之间的背景差异可能很大,对事物的看法以及工作方式也有诸多不同,因此本文可能更适合参考而不是套用。
  • 另一方面,效率改进更多的是一种过程,日常工作的主要目标是为业务服务,所以在实践过程中要特别注意灵活变通。牢记理论是用来指导我们实践,而不要沉浸在理论中无法自拔。
  • 人们常说”知易行难“,就是说认识事物的道理容易但是做起来较难,通过本文的梳理,对”工作效率“的提升和改进,我们大概可以做到”知“,具体到”行“,就依赖于我们自身的执行力了。


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